GAE Hotel | DNR Informatica S.r.l.

GAE Hotel

GAE Hotel, il software gestionale per alberghi turistici e commerciali, villaggi e residence

Gestione completa

Creato per soddisfare tutte le esigenze di alberghi, villaggi e residences

Controllo completo

Prenotazioni, arrivi, cambi camera, addebiti, emissione conti… tutto sul tuo schermo

Interfaccia intuitiva

Interazione semplice ed immediata, garanzia di una notevole rapidità di esecuzione

Assistenza completa

Assistenza immediata e professionale e il software si aggiorna automaticamente

GAE Hotel è la risposta DNR Informatica alle esigenze di innovazione dei professionisti dell’Ospitalità

 

Creato per soddisfare le esigenze di alberghi turistici e commerciali, di villaggi e residence, GAEhotel consente di gestire con la massima semplicità ed estrema efficienza tutte le attività specifiche di una struttura ricettiva. Con GAEhotel tutto l’Hotel è sullo schermo del vostro PC: ricevere prenotazioni, gestire gli arrivi e gli ospiti in casa, effettuare cambi camera, inserire addebiti ed emettere conti… Tutto è più facile, più rapido, sotto controllo!

Assistenza e Aggiornamento

La soddisfazione del cliente è la nostra principale missione ed i loro suggerimenti e consigli sono e saranno sempre per noi uno stimolo per il continuo perfezionamento delle procedure; d’altra parte risulta essenziale un efficace servizio di assistenza in grado di rispondere immediatamente e professionalmente ai quesiti posti dai clienti e di intervenire con prontezza per risolvere eventuali problemi.
DNR Informatica dedica particolare attenzione alla sicurezza ed all’assistenza, ritenuti di vitale importanza, garantendo un costante aggiornamento ed un pronto servizio di Assistenza Estesa (servizio di reperibilità fuori orario di ufficio), puntuale, immediato, professionale, e sempre efficace. La procedura di avvio del programma verifica l’esistenza di aggiornamenti non effettuati dandone comunicazione all’operatore che potrà quindi decidere se e quando procedere nell’allineamento del software.

Booking

Con GAEHotel è possibile controllare immediatamente la disponibilità, visualizzare lo stato di occupazione delle camere e gestire interattivamente l’intero ciclo di vita di una prenotazione semplicemente visualizzando il PLANNING che mostra la disponibilità per camera nell’arco di un periodo piuttosto ampio.

L’assegnazione delle camere può essere indipendente dalla prenotazione per gestire al meglio l’occupazione della struttura alberghiera infatti GAEHotel consente di acquisire prenotazioni in overbooking o in lista di attesa.

La gestione delle prenotazioni è il fulcro di tutta la gestione della ricettività. Le casistiche sono tante per cui il programma consente di gestire la prenotazione in modo diverso in base alle necessità. Oltre ad una testata molto completa con sei diverse note operative, la suddivisione principale avviene definendo i “dettagli” che consente di impostare addebiti a carattere continuativo (es. parcheggio) o definire eventuali spostamenti.

Dalla prenotazione è inoltre possibile:

  • emettere direttamente documenti relativi a caparre/acconti od attribuirne gli estremi se emessi in precedenza;
  • compilare la rooming-list prima dell’arrivo del gruppo anche mediante l’importazione dei dati da apposito file Excel compilato dal referente del gruppo;
  • elencare le prenotazioni opportunamente filtrate;
  • rintracciare le cancellazioni di un periodo;
  • individuare le risorse (camere) libere in un dato periodo;
  • cercare clienti alloggiati attraverso il nominativo od il numero di camera.

Tableau

Il Tableau resta il fulcro dell’attività di Front Office. Di norma viene lasciato sempre aperto e rappresenta una schermata interattiva che da il quadro della situazione delle camere nella giornata con l’ausilio di alcune icone che segnalano fatti specifici quali l’arrivo, la partenza, la presenza di addebiti non incassati, la presenza di messaggi, i trasferimenti, il conto in parcheggio, l’indicazione di camera da rifare…

Da questa schermata risulta estremamente agevole effettuare le operazioni giornaliere quali l’emissione del conto, la gestione degli addebiti, il check-in…

Check in

La conferma dell’arrivo degli ospiti avviene semplicemente cliccando sulla prenotazioni assegnatagli. E’ possibile inoltre effettuare check-in non previsti con la funzione PASSANTI, check-in veloci di un intero gruppo, inserire un nuovo ospite in una camera di cui sia già stato effettuato il check-in, ricercare dati anagrafici e lo storico dei clienti abituali.

La funzione check-in prevede la STAMPA:

  • degli ospiti in partenza ed in arrivo;
  • del modello ISTAT giornaliero e creazione del file telematico;
  • delle schedine P.S. e creazione del file telematico. Inoltre è possibile verificare gli ospiti ai quali non è stata ancora stampata la schedina, riepilogare le schedine fatte per consentirne la variazione, elencare le schedine del giorno precedente ai fini della trasmissione alla PS.

I dati della Tassa di Soggiorno, invece, possono essere modificati in vario modo: in relazione agli ospiti arrivati, ai presenti ed ai partiti. Il riepilogo consente di ottenere il valore del versamento da effettuare con la specifica delle esenzioni. Ove possibile si può creare l’apposito file telematico.

Allotments

GAEhotel consente, alle strutture turistiche che operano con agenzie, di memorizzare i contratti di allotment stipulati con esse, specificando i giorni di release per singolo contratto, numero di camere in contingente per ciascuna stagione, eventuali sconti e supplementi, nonché eventuali addebiti concordati e programmati.
GAEhotel permette di ottenere statistiche sull’utilizzo dei singoli contratti di allotment, al fine di ottimizzare le risorse da dedicare.
Gestione di contratti particolari per serie di gruppi.

Addebiti

L’addebito rapido è la funzione da utilizzare quando, in mancanza di appositi terminali al reparto, giungono al ricevimento i buoni da addebitare alla camera. Per facilitare la ricerca delle voci di addebito si può impostare un filtro per reparto. E’ possibile:

  • Inserire nuovi addebiti;
  • Cambiare quelli esistenti lasciando traccia della modifica;
  • Incassarne una parte o tutti;
  • Trasferirli ad altro ospite;
  • Indicarne il pagamento a carico dell’agenzia/ditta associata all’ospite;

Nella gestione dei punti di addebito al reparto è possibile, in base ai parametri impostati per il reparto, effettuare addebiti diretti, incassi e gestire le comande ai tavoli con successivo eventuale addebito in camera. Inoltre, per ottimizzare i tempi di lavoro, la DNR Informatica ha pensato al modulo GAEMonetica.

Back Office

Il cuore della gestione amministrativa e strategica del vostro Hotel!
Le operazioni di chiusura, le quadrature, la main-courante, i riepiloghi mensili o annuali, la gestione delle commissioni, la fatturazione differita, le note di credito, la gestione dei sospesi e dei ritardi, le statistiche…grazie a questi strumenti GAEHotel si trasforma in un vero e proprio cruscotto, indispensabile per effettuare precise e pronte valutazioni da parte dell’Imprenditore alberghiero.
Il collegamento con i moduli di GAEContabilità e GAEMagazzino fornisce la sicurezza di avere archivi comuni in cui i dati, provenienti da GAEHotel, vengono riversati senza la necessità di essere reinseriti, eliminando la possibilità di errori di digitazione e consentendo un risparmio di tempo da parte del personale amministrativo dell’Azienda.

Ristorante

Pensato per gestire sia clienti passanti che ospiti alloggiati, dando la possibilità, in quest’ultimo caso, di addebitare sul conto della camera o di assegnare in conto pensione le comande effettuate.
Il libro di scarico consente di comunicare al reparto i pasti da effettuare nel giorno, nella settimana o nel mese della data di riferimento. La gestione dei menù, invece, permette di elencare una serie di portate al fine di ottenere la stampa di un menù oppure il menù del giorno da utilizzare al ristorante.
La memorizzazione dei pasti erogati collabora con il modulo GaeMagazzino per il calcolo del costo pasto.

Channel Manager – BookingSuite

GAE Hotel consente il collegamento a varie soluzioni di terze parti per la gestione dei portali.
Il collegamento può avvenire a due vie: con la sola ricezione delle prenotazioni e delle eventuali cancellazioni oppure aggiungendo a queste l’aggiornamento di prezzi e disponibilità data per data.
Di recente realizzazione è il collegamento con il prodotto di revenue management BookingSuite mediante l’invio automatico dei dati storici e delle prenotazioni future al fine di controllare la competitività delle tariffe applicate.

Monetica

Questo modulo aggiuntivo consente l’utilizzo di un’applicazione che lavora tramite browser su qualsiasi apparato abbia accesso alla rete wifi aziendale e consente di gestire le comande e/o gli addebiti indirizzando la stampa dei relativi ordini di servizio ai reparti di produzione.
Perfettamente integrato con il gestionale GAE Hotel, consente all’operatore di definire ciò che rientra nel trattamento pattuito con il Cliente o di addebitare in camera le voci dovute.

HouseKeeping

E’ il modulo pensato per gli alberghi e le strutture ricettive che desiderano ottimizzare i tempi delle attività legate alla gestione ed al controllo di camere e aree comuni delle strutture ricettive. Il modulo consente:
Assegnazione o Planning camere: potrai organizzare il lavoro delle governanti ai piani in pochi minuti ed effettuare aggiornamenti in tempo reale alla pianificazione;
Pulizia Camere: quando la camera è pulita, la cameriera al piano potrà informare la reception e tutti gli altri dipartimenti che la camera può essere nuovamente occupata;
Annuncio di guasti: è possibile segnalare dei guasti sia in camera che nelle aree comuni, per intervenire tempestivamente. Una volta risolto il problema, le governanti vengono avvertite e possono così far tornare disponibile la camera;
Consumo lavanderia: attraverso la gestione dinamica delle scorte di magazzino della linea di cortesia, permette di mantenere monitorato il consumo della biancheria per un conteggio più veloce ed accurato;
Oggetti smarriti: Il registro degli oggetti smarriti, accessibile sia alla reception che alle governanti, permette di visualizzare e localizzare gli oggetti in tutta sicurezza. La possibilità di controllare le operazioni di restituzione garantisce una migliore comunicazione con il Cliente.

Moduli aggiuntivi

Building Automation – Pay TV

GAEhotel, grazie al modulo GAEbuild, garantisce il collegamento a varie soluzioni di terze parti per l’automazione dell’Hotel. La gestione delle funzioni della camera, la supervisione degli impianti tecnologici, il controllo degli accessi, il monitoraggio antincendio… Tutto integrato con il Front Office di GAEhotel!
Il modulo GAEtv, invece, ovvia a tutto ciò che comporta il collegamento con soluzioni per la gestione della Pay TV.

Centralino

GAE Hotel, grazie al modulo GAE Centralino, consente il collegamento con molti diffusi centralini telefonici, siano essi predisposti per un collegamento passivo che attivo. Il collegamento passivo permette solo di ricevere le informazioni delle chiamate ed è quindi in grado di fornire conteggio degli scatti, mentre il collegamento attivo consente l’attivazione/disattivazione dei telefoni, servizio sveglia, l’addebito diretto sul Conto del cliente delle consumazioni del Frigo Bar.

GAE Hotel consente l’addebito automatico della telefonata effettuata sul conto del Cliente.
Inoltre, per ovviare alla determinazione dei costi delle telefonate su linee di nuova attivazione, per le quali non viene più fornito il servizio di conteggio degli scatti, è disponibile il modulo GAE Tel che consente la valorizzazione delle chiamate in base alla durata, al numero telefonico composto ed al piano tariffario del gestore di telefonia.

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