GAE Hotel

Il PMS per alberghi, B&B,
case vacanza, villaggi e residence

GAE Hotel è la risposta DNR Informatica alle esigenze dei professionisti dell’Ospitalità

Il PMS per alberghi, B&B, case vacanza, villaggi e residence

Creato per soddisfare le esigenze di alberghi, di B&B, villaggi e residence, GaeHotel consente di gestire con la massima semplicità ed estrema efficienza tutte le attività specifiche di una struttura ricettiva. Con GaeHotel tutto l’Hotel è sullo schermo del vostro PC: ricevere prenotazioni, gestire gli arrivi e gli ospiti in casa, effettuare cambi camera, inserire addebiti ed emettere conti.

Con GaeHotel Go è possibile integrare e amplificare le potenzialità di GaeHotel, consentendo l’accesso al gestionale in qualunque momento e da qualunque dispositivo, per poter verificare check in e presenze, inserire e modificare le prenotazioni, monitorare le attività e avere una gestione sempre più puntuale ed efficiente della struttura.

Tutto è più facile, più rapido, sotto controllo!

Principali Caratteristiche

PMS

Booking

Con GaeHotel è possibile controllare immediatamente la disponibilità, visualizzare lo stato di occupazione delle camere e gestire interattivamente l’intero ciclo di vita di una prenotazione, semplicemente visualizzando il planning che mostra la disponibilità per camera nell’arco di un periodo piuttosto ampio.

L’assegnazione delle camere può essere indipendente dalla prenotazione per gestire al meglio l’occupazione della struttura alberghiera, infatti GaeHotel consente di acquisire prenotazioni in overbooking o in lista di attesa.

La gestione delle prenotazioni è il fulcro di tutta la gestione della ricettività. Le casistiche sono tante per cui il programma consente di gestire la prenotazione in modo diverso in base alle necessità. Oltre ad una testata molto completa con sei diverse note operative, la suddivisione principale avviene definendo i “dettagli” che consentono di impostare addebiti a carattere continuativo (es. parcheggio) o definire eventuali spostamenti. 
Dalla prenotazione inoltre è altresì possibile fare ricerche filtrate ad hoc, compilare liste ed emettere direttamente documenti relativi a caparre/acconti.

Check in

La conferma dell’arrivo degli ospiti avviene semplicemente cliccando sulla prenotazione assegnata. È possibile inoltre effettuare check-in non previsti con la funzione PASSANTI, check-in veloci di un intero gruppo, inserire un nuovo ospite in una camera di cui sia già stato effettuato il check-in, ricercare dati anagrafici e lo storico dei clienti abituali.

La funzione check-in prevede la stampa:

  • di liste degli ospiti in partenza ed in arrivo;
  • del modello ISTAT giornaliero e la creazione del file telematico;
  • delle schedine P.S. e la creazione del file telematico.

Inoltre è possibile verificare gli ospiti ai quali non è stata ancora stampata la schedina, riepilogare le schedine fatte per consentirne la variazione, elencare le schedine del giorno precedente ai fini della trasmissione alla PS.

I dati della Tassa di Soggiorno, invece, possono essere modificati in vario modo: in relazione agli ospiti arrivati, ai presenti ed ai partiti. Il riepilogo consente di ottenere il valore del versamento da effettuare con la specifica delle esenzioni. Ove possibile si può creare l’apposito file telematico.

Allotments

GaeHotel consente, alle strutture turistiche che operano con agenzie, di memorizzare i contratti di allotment stipulati con esse, specificando i giorni di release per singolo contratto, numero di camere in contingente per ciascuna stagione, eventuali sconti e supplementi, nonché eventuali addebiti concordati e programmati.
GaeHotel permette di ottenere statistiche sull’utilizzo dei singoli contratti di allotment, al fine di ottimizzare le risorse da dedicare, la gestione di contratti particolari per serie di gruppi.

Tableau

Il Tableau resta il fulcro dell’attività di Front Office. Di norma viene lasciato sempre aperto e rappresenta una schermata interattiva che dà il quadro della situazione delle camere nella giornata con l’ausilio di alcune icone che segnalano fatti specifici quali l’arrivo, la partenza, la presenza di addebiti non incassati, la presenza di messaggi, i trasferimenti, il conto in parcheggio, l’indicazione di camera da rifare…

Da questa schermata risulta estremamente agevole effettuare le operazioni giornaliere quali l’emissione del conto e la gestione degli addebiti.

Addebiti

L’addebito rapido è la funzione da utilizzare quando, in mancanza di appositi terminali al reparto, giungono al ricevimento i buoni da addebitare alla camera. Per facilitare la ricerca delle voci di addebito si può impostare un filtro per reparto. E’ possibile:

  • Inserire nuovi addebiti
  • Cambiare quelli esistenti lasciando traccia della modifica
  • Incassarne una parte o tutti
  • Trasferirli ad altro ospite
  • Effettuare addebiti diretti, incassi e gestire le comande ai tavoli del ristorante con successivo eventuale addebito in camera
  • Indicarne il pagamento a carico dell’agenzia/ditta associata all’ospite

Gestione Conto e scontrino dematerializzato

Una gestione del conto semplice e veloce, permette di incrociare addebiti e separare conti, effettuare  preconti,  fatture,ed eseguire tutte le operazioni di acconti  e caparre in maniera intuitiva e da un’unica interfaccia.

DNR Informatica offre la soluzione integrata col PMS per emettere lo scontrino dematerializzato ed inviarlo, su richiesta, tramite e-mail direttamente al cliente nella propria casella di posta elettronica.

Lo scontrino dematerializzato è una soluzione particolarmente utile in caso di emissione documento di acconto o di no show su prenotazione o quando si verifica la necessità di emissione del documento non in presenza del cliente.

ll nostro PMS integra servizi più evoluti con soluzioni di terze parti per aiutarti a gestire al meglio le vendite, i conti e i preconti e l’emissione di fatture e ricevute. A tale proposito è importante dotarsi di registratori telematici che siano integrabili col nostro PMS. 

Codici QR

D’ora in poi sarà possibile generare codici QR associabili ad ogni cliente al momento del check-in, così da permettere un tracciamento facile e preciso delle spese sostenute dagli ospiti e allo stesso tempo limitare la circolazione di contanti all’interno della struttura. Il codice QR permetterà ai clienti di avere una carta ricaricabile al momento del check-in o a credito con saldo al check-out (la scelta fra i due metodi sarà a discrezione della struttura ricettiva) da utilizzare per tutti i servizi messi a disposizione dall’hotel, come ad esempio cene al ristorante o aperitivi a bordo piscina e al bar.

Back Office

Contabilità e Magazzino

Il cuore della gestione amministrativa e strategica del vostro Hotel!

Le operazioni di chiusura, le quadrature, la main-courante, i riepiloghi mensili o annuali, la gestione delle commissioni, la fatturazione differita, le note di credito, la gestione dei sospesi e dei ritardi, le statistiche…grazie a questi strumenti GaeHotel si trasforma in un vero e proprio cruscotto, indispensabile per effettuare precise e pronte valutazioni da parte dell’imprenditore alberghiero.

Si potranno redigere archivi comuni in cui i dati, provenienti da GaeHotel, saranno condivisi senza la necessità di essere reinseriti nuovamente, eliminando così la possibilità di errori di digitazione e consentendo un risparmio di tempo da parte del personale amministrativo dell’azienda.

Mobile App

GaeHotel Go

Con GaeHotel Go è possibile integrare e amplificare le potenzialità di GaeHotel consentendo l’accesso al gestionale in qualunque momento e da qualunque dispositivo per poter verificare check in e presenze, inserire e modificare le prenotazioni, monitorare le attività e avere una gestione sempre più puntuale ed efficiente della struttura.

Gestione addebiti e comande

La gestione di comande e conti del bar o ristorante permette di indirizzare la stampa dei relativi ordini di servizio ai reparti di produzione grazie all’utilizzo di un’applicazione che lavora su qualsiasi dispositivo mobile (Smartphone e Tablet) abbia accesso alla rete wifi aziendale e di addebitare direttamente in camera le consumazioni effettuate al bar o al ristorante scegliendo il conto su cui effettuare l’addebito.

È poi possibile stampare documenti proforma da consegnare al cliente come promemoria dell’addebito.

Anche per i clienti che non soggiornano in hotel sarà possibile emettere il conto delle consumazioni al bar o ristorante in modo rapido e preciso, riducendo al minimo qualsiasi margine d’errore.

Housekeeping

Grazie alla gestione ed al controllo di camere e aree comuni della struttura ricettiva è possibile organizzare il lavoro delle governanti ai piani in pochi minuti ed effettuare aggiornamenti in tempo reale alla pianificazione, informare la reception dello stato di avanzamento della pulizia delle camere, segnalare guasti, avere una gestione dinamica della linea di cortesia monitorando il consumo della biancheria.

Persino gli oggetti smarriti potranno avere un registro accessibile sia dalla reception che dalle governanti permettendo il controllo delle operazioni di restituzione per una efficiente comunicazione col cliente.      

Connessioni

Booking Engine

Grazie all'integrazione col Booking Engine, il sito web della tua struttura ricettiva, si trasforma in un vero e proprio canale di vendita, unendo la necessità di avere uno strumento potente e ricco di funzionalità a quella dei tuoi clienti di prenotare in maniera veloce e sicura.

Channel Manager

GaeHotel consente il collegamento a varie soluzioni di terze parti per la gestione dei portali.

Il vantaggio di poter avere un’integrazione con un channel manager consente di avere uno strumento che monitori contemporaneamente ciascuna camera su tutti i canali di vendita, aggiornando di volta in volta le disponibilità.

Revenue Manager

L’integrazione con sistemi di Revenue Management permette all’hotel di pianificare una strategia di vendita diretta, valutare i dati e le performance relative ad ogni canale distributivo, trovare l’equilibrio tra tariffe, occupazione e valore delle prenotazioni per un’ottimizzazione del volume di affari.

Payment Gateway

In risposta all’esigenza degli albergatori di una gestione tranquilla e sicura della propria attività, DNR ha integrato GaeHotel con i principali gateway di pagamento come Nexi, Axerve e Hotelpay.

Un gestionale che riesca ad interfacciarsi con facilità con i gateway di pagamento punta a ottimizzare le conversioni e a proteggere gli utenti rispettando ciò che impone la normativa europea PSD2 obbligatoria da Gennaio 2021, che richiede un rafforzamento delle misure di autenticazione dell’utente 

Building Automation

La gestione delle funzioni della camera, la supervisione degli impianti tecnologici, il controllo degli accessi, il monitoraggio antincendio. Tutto integrato con il Front Office di GaeHotel! Grazie alla Building Automation si potrà garantire il collegamento a varie soluzioni di terze parti contribuendo ad una maggiore automazione dell’hotel.

Hospitality Tv

Le Hospitality Tv, integrate con il PMS, consentono al management del settore alberghiero di offrire un’esperienza più ricca e personalizzata per gli ospiti, accogliendoli con messaggi di benvenuto personalizzati e aggiornandoli durante tutto il soggiorno con informazioni utili sui servizi aggiuntivi.

Grazie all’integrazione con il nostro GaeHotel potrai quindi personalizzare la comunicazione con i tuoi ospiti che, a loro volta, potranno scegliere i contenuti sulla TV in camera utilizzando i propri account per accedere alle App preferite, il tutto, rispettando pienamente le norme del GDPR che prevede la cancellazione dei dati dopo il check out. 

Centralino telefonico

È possibile il collegamento con molti diffusi centralini telefonici, siano essi predisposti per un collegamento passivo che attivo. Il collegamento passivo permette solo di ricevere le informazioni delle chiamate ed è quindi in grado di fornire conteggio degli scatti, mentre il collegamento attivo consente l’attivazione/disattivazione dei telefoni, servizio sveglia, l’addebito diretto sul Conto del cliente delle consumazioni del frigo bar.

GaeHotel consente l’addebito automatico della telefonata effettuata sul conto del Cliente.Inoltre, per ovviare alla determinazione dei costi delle telefonate su linee di nuova attivazione, per le quali non viene più fornito il servizio di conteggio degli scatti, è disponibile il servizio che consente la valorizzazione delle chiamate in base alla durata, al numero telefonico composto ed al piano tariffario del gestore di telefonia.

Facilities

Passport Scan - Facile Check-in

Il PMS integra una serie di facilities per soddisfare le diverse esigenze del settore dell’ospitalità e per fornire soluzioni efficaci che velocizzano le operazioni burocratiche al front office.

Con Passport Scan e Facile Check-in sarà più facile avere la scansione dei documenti di identità, le firme e i consensi al check-in semplicemente con una scansione contactless, senza errori e conforme al GDPR.

Chi siamo

La DNR Informatica nasce nel 1992 con l’obiettivo di sviluppare software gestionali per alberghi, consulenti del lavoro ed aziende...

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